FIFO dan FEFO Gudang : Cara Mengurangi Risiko Barang Kedaluwarsa

Tidak semua stok di gudang dapat dikelola dengan pendekatan yang sama. Beberapa produk perlu diprioritaskan berdasarkan urutan kedatangannya, sedangkan produk lain harus dikeluarkan berdasarkan tanggal kedaluwarsa yang paling dekat.

Kesalahan dalam menentukan urutan pengeluaran stok dapat menyebabkan barang lama tertinggal di rak, produk mendekati kedaluwarsa tidak segera terjual, atau barang yang seharusnya diprioritaskan justru terlewat.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan dapat menerapkan metode FIFO dan FEFO gudang sesuai karakter barang yang disimpan.

Apa Itu FIFO dalam Pengelolaan Gudang?

FIFO merupakan singkatan dari First In, First Out. Metode ini mengatur agar barang yang masuk lebih dahulu menjadi barang yang diproses atau dikeluarkan lebih dahulu.

Secara sederhana, stok yang lebih lama berada di gudang diprioritaskan sebelum stok yang baru datang.

Metode FIFO banyak digunakan untuk barang yang membutuhkan rotasi stok teratur, meskipun tidak selalu memiliki tanggal kedaluwarsa yang ketat. Contohnya dapat meliputi produk kemasan, perlengkapan rumah tangga, barang konsumsi tertentu, material produksi, maupun produk dengan risiko penurunan kualitas apabila terlalu lama tersimpan.

Contoh Sederhana FIFO

Sebuah gudang menerima produk yang sama dalam dua pengiriman:

• Pengiriman pertama diterima pada awal bulan.
• Pengiriman kedua diterima satu minggu kemudian.

Dengan metode FIFO, tim gudang akan memproses stok dari pengiriman pertama terlebih dahulu sebelum menggunakan stok dari pengiriman berikutnya.

Tujuannya adalah mencegah barang lama tertahan terlalu lama di gudang.

Apa Itu FEFO dalam Pengelolaan Gudang?

FEFO merupakan singkatan dari First Expired, First Out. Metode ini mengatur agar barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dikeluarkan terlebih dahulu, terlepas dari kapan barang tersebut diterima.

Metode FEFO lebih relevan untuk produk yang sangat dipengaruhi masa berlaku, seperti:

• Makanan dan minuman.
• Produk kesehatan tertentu.
• Produk kosmetik.
• Bahan baku dengan expiry date.
• Barang lain yang memiliki umur simpan terbatas.

Dalam praktiknya, barang yang datang lebih belakangan belum tentu dikeluarkan belakangan. Jika tanggal kedaluwarsanya lebih dekat, barang tersebut justru perlu diprioritaskan.

Contoh Sederhana FEFO

Gudang memiliki dua batch produk:

Meskipun Batch B diterima lebih akhir, barang tersebut perlu dikeluarkan terlebih dahulu karena masa kedaluwarsanya lebih dekat.

Perbedaan FIFO dan FEFO

FIFO dan FEFO bukan metode yang saling menggantikan sepenuhnya. Perusahaan perlu memilih pendekatan berdasarkan sifat produk, kebutuhan pelanggan, serta aturan internal yang berlaku.

Mengapa Pengelolaan FIFO dan FEFO Sulit Jika Masih Manual?

1. Banyak Batch Sulit Dipantau

Ketika satu produk memiliki banyak batch penerimaan, tim gudang perlu mengetahui batch mana yang harus diambil lebih dahulu. Jika informasi hanya dicatat pada kertas atau spreadsheet terpisah, proses pemeriksaan menjadi lambat.

2. Tanggal Kedaluwarsa Mudah Terlewat

Untuk produk dengan masa berlaku, tim perlu mengetahui stok mana yang mendekati expired. Tanpa pencatatan yang tertata, barang dapat tetap tersimpan hingga nilainya menurun atau tidak lagi dapat digunakan.

3. Lokasi Barang Tidak Mendukung Rotasi

Metode FIFO atau FEFO tidak cukup hanya ditetapkan dalam prosedur. Tata letak barang di gudang juga perlu mendukung pengambilan stok sesuai urutan yang benar.

Apabila stok baru diletakkan di depan stok lama tanpa kontrol yang jelas, operator dapat mengambil barang yang paling mudah dijangkau, bukan barang yang seharusnya diprioritaskan.

4. Picking Dilakukan Berdasarkan Kebiasaan

Dalam situasi gudang yang sibuk, operator sering memilih barang yang terlihat paling dekat. Tanpa arahan picking berdasarkan batch atau expiry, aturan FIFO dan FEFO dapat gagal diterapkan secara konsisten.

Langkah Menerapkan FIFO dan FEFO di Gudang

1. Tentukan Produk Mana yang Menggunakan FIFO atau FEFO

Tidak semua barang membutuhkan metode yang sama. Perusahaan perlu mengklasifikasikan produk berdasarkan karakteristiknya.

Pertanyaan yang dapat digunakan antara lain:

• Apakah produk memiliki tanggal kedaluwarsa?
• Apakah kualitas produk menurun apabila terlalu lama disimpan?
• Apakah pelanggan mensyaratkan minimum sisa masa berlaku?
• Apakah produk memiliki batch atau serial number yang perlu ditelusuri?

Produk tanpa expiry date ketat dapat menggunakan FIFO apabila rotasi umur simpan tetap penting. Sementara itu, produk dengan tanggal kedaluwarsa sebaiknya mempertimbangkan FEFO.

2. Catat Informasi Batch dan Expiry Sejak Inbound

Penerapan FEFO tidak akan berjalan baik apabila data tanggal kedaluwarsa baru dicari ketika order akan diproses. Informasi batch dan expiry sebaiknya dicatat saat barang pertama kali diterima.

Data yang dapat dicatat meliputi:

• Nama atau kode produk.
• Nomor batch.
• Tanggal penerimaan.
• Tanggal kedaluwarsa.
• Jumlah unit.
• Lokasi penyimpanan.
• Kondisi barang.

Dengan pencatatan sejak inbound, gudang memiliki dasar yang lebih jelas untuk menentukan prioritas pengeluaran stok.

3. Atur Lokasi Penyimpanan agar Mendukung Rotasi

Lokasi penyimpanan perlu dibuat agar stok yang harus diprioritaskan dapat diambil dengan mudah. Tim gudang dapat menggunakan aturan penempatan, label rak, pemisahan batch, atau pengaturan slot penyimpanan tertentu.

Tujuannya adalah mengurangi risiko operator mengambil stok baru ketika stok lama atau stok mendekati kedaluwarsa masih tersedia.

4. Pisahkan Barang Berdasarkan Kondisinya

Barang layak jual, barang rusak, barang yang perlu ditahan, barang mendekati expired, dan barang expired tidak seharusnya bercampur tanpa status yang jelas.

Pemisahan status membantu tim memahami barang mana yang dapat diproses untuk pesanan dan barang mana yang perlu mendapat tindakan khusus.

5. Pastikan Picking Mengikuti Prioritas Stok

Saat pesanan masuk, operator sebaiknya memperoleh arahan mengenai batch atau barang mana yang diproses terlebih dahulu. Dengan begitu, pelaksanaan FIFO atau FEFO tidak hanya bergantung pada ingatan atau kebiasaan pekerja.

6. Evaluasi Stok Near Expired Secara Berkala

Produk yang mendekati kedaluwarsa memerlukan perhatian sebelum benar-benar menjadi kerugian. Perusahaan dapat mempertimbangkan strategi seperti:

• Memprioritaskan distribusi produk tersebut.
• Melakukan promosi sesuai kebijakan bisnis.
• Mengembalikan barang kepada supplier apabila perjanjian memungkinkan.
• Menahan pengadaan tambahan untuk produk yang masih menumpuk.
• Mengevaluasi akurasi forecast pembelian.

Manfaat FIFO dan FEFO bagi Perusahaan

Mengurangi Risiko Stok Tidak Terjual

Barang yang terlalu lama tertahan di gudang dapat menurunkan nilai inventory. Dengan rotasi yang lebih terarah, perusahaan memiliki peluang lebih baik untuk mengeluarkan stok sebelum bermasalah.

Menjaga Kualitas Produk yang Dikirim

Untuk produk sensitif masa berlaku, pengiriman berdasarkan expiry membantu perusahaan menghindari pengiriman barang yang terlalu dekat atau melewati tanggal kedaluwarsa.

Membantu Pengendalian Biaya Inventory

Barang rusak atau expired merupakan biaya yang sebenarnya dapat dikurangi melalui pemantauan stok yang lebih baik.

Mendukung Penelusuran Batch

Apabila terjadi komplain, retur, atau kebutuhan pemeriksaan kualitas, informasi batch dan riwayat stok membantu perusahaan menelusuri barang dengan lebih jelas.

Penerapan FIFO dan FEFO dengan Eklips

Pada halaman fiturnya, Eklips menyebut dukungan pengelolaan stok dengan metode FEFO, FIFO, dan Serial Number. Eklips juga mencantumkan pemisahan data berdasarkan kondisi barang, termasuk Good Stock, Quarantine, Near Expired, dan Expired Stock.

Fitur tersebut relevan bagi bisnis yang perlu menjaga rotasi stok, mengelola barang berdasarkan masa berlaku, serta memisahkan produk yang membutuhkan tindakan khusus dari stok yang siap diproses.

Kesimpulan

FIFO dan FEFO gudang membantu perusahaan menentukan barang mana yang perlu dikeluarkan lebih dahulu. FIFO berfokus pada urutan barang masuk, sedangkan FEFO memprioritaskan produk dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat.

Bagi bisnis yang mengelola banyak batch, produk sensitif masa berlaku, atau inventory dengan kebutuhan penelusuran lebih ketat, penerapan metode ini dapat membantu menekan risiko stok menumpuk, rusak, atau kedaluwarsa.

Kelola rotasi stok, batch, serial number, dan status barang secara lebih terstruktur bersama Eklips.