Pernah menemukan angka di sistem bilang ada 120 unit, tapi saat dihitung di rak hanya 108? Selisih 12 unit itu mungkin terlihat kecil. Namun kalau terjadi di puluhan SKU, setiap minggu, kerugiannya bisa menumpuk tanpa disadari.
Fenomena ini dikenal dengan istilah inventory shrinkage, yaitu selisih antara stok yang tercatat dan stok yang benar-benar ada. Kabar baiknya, stok hilang di gudang hampir selalu punya penyebab yang bisa dilacak dan dicegah.
Artikel ini membahas cara menghitung tingkat susut stok, 5 penyebab yang paling sering terjadi, dan 6 langkah untuk mengendalikannya.
Cara Menghitung Tingkat Susut Stok
Rumus sederhananya:
Tingkat susut (%) = (Stok sistem − Stok fisik) ÷ Stok sistem × 100%
Contoh: sistem mencatat 1.000 unit, hasil hitung fisik 985 unit. Selisihnya 15 unit, jadi tingkat susut 1,5%. Hitung per SKU, per lokasi, dan per periode. Dari situ terlihat apakah masalahnya merata atau terpusat pada produk, rak, atau shift tertentu.
5 Penyebab Stok Hilang di Gudang
1. Kesalahan administrasi
Ini penyebab paling umum dan paling sering diremehkan: salah input jumlah, lupa mencatat barang keluar, salah scan, atau barang dipindah rak tanpa update di sistem. Barangnya sebenarnya masih ada di gudang, tetapi tidak ketemu karena lokasinya tidak tercatat.
2. Salah ambil dan salah kirim
Picker mengambil SKU yang mirip, atau jumlah yang tidak sesuai pesanan. Stok di sistem berkurang sesuai pesanan, tetapi barang yang keluar berbeda. Selisihnya baru terlihat saat stock opname.
3. Barang rusak atau kedaluwarsa yang tidak dicatat
Barang yang rusak, pecah, atau kedaluwarsa kadang langsung dibuang tanpa dicatat. Di sistem barangnya masih “ada”, padahal secara fisik sudah tidak bisa dijual.
4. Selisih saat penerimaan barang
Kiriman dari supplier kadang kurang dari jumlah di surat jalan. Kalau barang yang diterima tidak dihitung ulang dan langsung dianggap lengkap, selisih itu akan terbawa dan baru muncul belakangan.
5. Pencurian atau penyalahgunaan
Ini penyebab yang paling sensitif, tetapi tetap perlu dipertimbangkan secara objektif. Risikonya bisa datang dari dalam maupun luar gudang, terutama untuk barang kecil bernilai tinggi. Pendekatan terbaik bukan menuduh, melainkan membangun sistem yang membuat setiap pergerakan barang tercatat dan bisa ditelusuri.
6 Langkah Mencegah Stok Hilang di Gudang
1. Wajibkan pemindaian di setiap pergerakan barang
Barang masuk, dipindah rak, di-picking, dan keluar semuanya harus dipindai. Pencatatan manual rawan lupa dan salah ketik. Dengan barcode atau QR, setiap pergerakan tercatat otomatis dan lebih akurat.
2. Terapkan penerimaan barang yang teliti
Hitung dan periksa kondisi barang saat tiba, lalu bandingkan dengan dokumen pengiriman. Kalau ada selisih atau kerusakan, catat saat itu juga dan laporkan ke supplier sebelum barang masuk ke rak.
3. Atur hak akses sesuai peran
Tidak semua orang perlu bisa mengubah data stok. Batasi akses berdasarkan peran (admin, supervisor, picker, dan seterusnya), dan pastikan setiap perubahan tercatat atas nama siapa dan kapan.
4. Lakukan cycle count secara rutin
Jangan menunggu stock opname tahunan untuk tahu ada selisih. Hitung sebagian SKU secara bergilir, dengan prioritas pada barang bernilai tinggi dan barang yang sering bergerak. Selisih yang ketahuan lebih cepat lebih mudah dilacak penyebabnya.
5. Catat semua barang rusak, retur, dan barang kedaluwarsa
Setiap barang yang tidak layak jual harus dicatat dan statusnya diubah, bukan langsung dibuang atau dibiarkan menumpuk. Dengan begitu, selisih bisa dijelaskan dan data stok tetap sesuai kondisi sebenarnya.
6. Selidiki selisih sampai ke akar masalahnya
Setiap ada selisih, jangan langsung disesuaikan angkanya. Telusuri dulu riwayat pergerakan barang tersebut: kapan terakhir dipindai, siapa yang memprosesnya, dan di tahap mana angka mulai tidak cocok. Tanpa penyelidikan, masalah yang sama akan berulang.
Peran WMS dalam Mengendalikan Susut Stok
Semua langkah di atas lebih mudah dijalankan dengan sistem yang mencatat segalanya secara rapi. Dengan WMS seperti Eklips, Anda bisa:
- Memakai barcode dan QR untuk semua pergerakan stok.
- Mengatur user roles sehingga akses sesuai tugas, dan perubahan tercatat per pengguna.
- Memantau laporan pergerakan stok untuk menelusuri asal selisih.
- Memakai pemetaan rak dan transfer stok supaya lokasi barang selalu sesuai kondisi sebenarnya.
- Melihat klasifikasi stok (Good, Quarantine, Near Expired, Expired) untuk memisahkan barang yang tidak layak jual.
Stok hilang jarang terjadi karena satu kejadian besar. Ia biasanya datang dari kebocoran-kebocoran kecil yang tidak tercatat. Semakin rapi pencatatan, semakin cepat kebocoran itu ketahuan.
Coba demo gratis Eklips untuk melihat bagaimana pencatatan stok yang rapi membantu menekan selisih di gudang Anda.